L'article suivant présente la démarche recommandée pour le cas où vous souhaitez proposer une formation à tout ou partie de vos collaborateurs : vous organisez plusieurs sessions et disposez d'un grand nombre de places.
- Avant tout nous vous invitons à créer le programme de formation que vous souhaiterez diffuser. Consulter l'article pour créer un Programme de formation Intra.
- Vous pourrez dans un second temps créer l'ensemble des sessions auxquelles vos collaborateurs pourront s'inscrire. Consulter l'article pour créer une session de formation Intra.
💡 Lors de la création de vos sessions n'oubliez pas de renseigner un nombre maximum de participants pour que tous vos collaborateurs ne choisissent pas la même date 😊
Vous pourrez bien entendu créer d'autres sessions plus tard si de nouvelles dates s'ouvrent pour que vos collaborateurs puissent s'y inscrire.
Une fois ces étapes réalisées, vous devrez ajouter les lignes correspondantes au statut "A inscrire" du Plan pour pouvoir inviter vos collaborateurs à s'inscrire à la session de leur choix.
Pour cela :
- Depuis votre vue Responsable, rendez-vous dans la rubrique Formation > Plan de formation
- Cliquer sur "+ Ajouter une ligne au plan"
- Pour relier les collaborateurs au Programme de formation préalablement créé, vous devrez choisir l'option "Depuis Skillup"
- Sélectionner la formation parmi "Mes programmes" puis cliquer sur "+ Suivant"
- Dans la modale d'ajout de stagiaires, sélectionner "+ Importer depuis un fichier"
- Sélectionner le fichier à uploader pour charger la liste des stagiaires que vous voudrez inviter à s'inscrire
💡 Format du fichier : le fichier Excel à charger pour ajouter une liste de participants ne doit comporter qu'une colonne comportant les adresses mail des collaborateurs à inscrire (une adresse mail par cellule).
Pour que l'ajout d'un participant fonctionne :
- le collaborateur doit préalablement exister dans Skillup
- le mail* contenu dans le fichier doit être identique au mail enregistré dans la base Skillup et ne pas comporter de majuscule
*Si des collaborateurs n'ont pas d'adresse mail, il faudra charger la valeur contenue dans la colonne "mail" de votre base collaborateurs exportée depuis Skillup.
Afin d'éviter toute erreur, nous vous recommandons de constituer le fichier à partir de la base exportée depuis Skillup (voir l'article correspondant).
Vos lignes sont désormais présentes dans l'onglet "A inscrire" de votre Plan ! Pour inviter vos collaborateurs à s'inscrire :
- Filtrer sur la Formation concernée
- Sélectionner l'ensemble des lignes grâce à la petite coche en haut à gauche du tableau
- Cliquer sur "+ Inscrire à une session" puis sélectionner l'option "Demander au stagiaire de s'inscrire"
Vos collaborateurs ont reçu par mail une invitation à s'inscrire à la session de leur choix parmi les dates que vous avez préalablement créées !