Même si les participants sont convoqués à une session de formation via Skillup, vous pouvez personnaliser le mail qui leur est envoyé.
La gestion des convocations se fait dans la partie Sessions de votre Espace Responsable. Sélectionnez la ligne concernée pour faire apparaitre le panneau latéral qui contient la liste des participants classés par statut et les actions associées. Si des participants sont en statut inscrits non convoqués, vous pouvez alors cliquer sur le bouton jaune "+ Convoquer la session".
Sélectionnez l'option Convoquer la session via Skillup puis cliquez sur le bouton "+ Continuer".
Vous accédez alors au mail de convocation que vous pouvez personnaliser ainsi que son objet. Le mail contient automatiquement toutes les informations précisées dans la session. A droite du mail vous pouvez sélectionner différents paramètres :
- Inclure une invitation agenda : vous pourrez à l'étape suivante modifier les horaires de l'invitation. Si la session est réalisée sur plusieurs plages horaire, une invitation agenda sera envoyée pour chaque plage.
- Envoyer un e-mail d'information aux managers des stagiaires : pour les informer du lieu, date et horaires de la session du ou des membre(s) de leur équipe
- Recevoir un e-mail récapitulatif contenant la convocation : vous recevrez un email avec les informations de la session
- Ajouter une pièce jointe
Une fenêtre de validation s'affichera pour confirmer l'envoi du mail et des invitations agenda si l'option a été sélectionnée.