Suivi des échéances d'entretiens obligatoires : questions fréquentes

Calcul des échéances

Comment sont calculées les échéances des entretiens professionnels et bilan à 8 ans ?

Skillup se base sur la date du dernier entretien réalisé. Si aucun entretien n'est enregistré, la date d'embauche est utilisée pour calculer la prochaine échéance. Les collaborateurs sans historique d'entretien dans Skillup sont donc bien pris en compte dans le suivi.

Comment sont calculées les échéances des entretiens de mi-carrière ?

Pour tenir compte de l'entrée en vigueur de la réforme en 2025, Skillup applique une règle spécifique aux entretiens de mi-carrière. Lorsque l'âge de référence est fixé à 45 ans, seuls les collaborateurs ayant atteint cet âge en 2025 ou après sont pris en compte dans le calcul.

Ainsi, les collaborateurs qui avaient déjà dépassé 45 ans avant 2025 ne sont pas automatiquement considérés comme « En retard ». Ce fonctionnement permet d'éviter de faire apparaître des retards historiques pour lesquels un rattrapage n'est pas nécessairement requis.

Quels collaborateurs sont concernés par le suivi des entretiens de fin de carrière ?

Pour tenir compte de l'entrée en vigueur de la réforme le 26 octobre 2025, Skillup prend en compte uniquement les collaborateurs qui avaient moins de 60 ans à cette date.

Ainsi, les collaborateurs qui avaient déjà 60 ans ou plus lors de l'entrée en vigueur de la réforme ne sont pas concernés par le calcul des échéances de fin de carrière. Cela évite de faire apparaître des retards pour des entretiens qui n'étaient pas obligatoires auparavant.

Pourquoi un collaborateur n'apparaît-il pas dans le suivi des échéances ?

Vérifiez que le collaborateur est concerné par la règle configurée et que sa prochaine échéance se situe dans la période d'observation sélectionnée.

Si une information nécessaire au calcul est absente (date d'embauche ou date de naissance), le collaborateur apparaît dans l'onglet « Tout » avec le statut « Information manquante ». Survolez ce statut pour identifier l'information à compléter.

Statuts et planification des entretiens

Comment sont planifiés les entretiens dont l'échéance est déjà dépassée ?

Lorsque vous ajoutez un collaborateur en retard à une campagne depuis le suivi des échéances, les dates de son entretien dépendent du type de campagne choisi :

• Campagne ponctuelle : l'entretien démarre automatiquement à la date du jour, afin de pouvoir l'organiser sans délai.
• Campagne classique : l'entretien suit les dates de début et de fin définies pour l'ensemble de la campagne.

Ce fonctionnement permet d'éviter de créer des entretiens avec des dates passées et d'assurer l'envoi des notifications au collaborateur et à son manager, si celles-ci sont activées dans la campagne.

Pourquoi un entretien ajouté à une campagne apparaît-il dans « Planifié » plutôt que dans « À jour » ?

Lorsqu'un entretien est ajouté à une campagne avec une date de début future, il apparaît dans « Planifié ». Il passera dans « À jour » lorsque sa date de début sera atteinte.

Pourquoi un entretien peut-il être « À jour » alors qu'il n'est pas encore signé ?

Le suivi des échéances se base sur la date de début de l'entretien, qui correspond à sa mise à disposition, et non sur sa signature. Cela permet de distinguer les entretiens proposés par les RH de ceux qui restent à organiser. Le suivi de leur réalisation et de leur signature s'effectue directement dans la campagne.

Un collaborateur a réalisé son entretien dans une campagne « Bilan à 8 ans », mais apparaît toujours en retard pour son entretien professionnel. Pourquoi ?

Une campagne peut mettre à jour plusieurs types d'échéances, à condition qu'ils lui soient associés.

Si la campagne est uniquement associée au « Bilan à 8 ans », elle ne mettra pas à jour les échéances d'entretien professionnel. Veuillez vous rapprocher de votre interlocuteur Skillup pour mettre à jour les types d’entretiens d’une campagne.

Mise à jour des échéances

À quelle fréquence les échéances sont-elles actualisées ?

Les échéances sont automatiquement recalculées tous les matins. Une mise à jour immédiate est également effectuée lorsqu'un entretien est réalisé ou lorsque la date d'embauche ou de naissance d'un collaborateur est modifiée.

Que faire si un entretien a été réalisé dans un ancien outil ?

Si l'entretien n'est pas enregistré dans Skillup, il ne pourra pas être pris en compte dans le calcul des prochaines échéances. Il est donc important de renseigner l'historique des entretiens réalisés afin de fiabiliser le suivi.

Statuts et planification des entretiens Les différents types de campagnes

Quel type de campagne choisir pour organiser les entretiens obligatoires ?

Skillup propose trois types de campagnes pour vous permettre d'organiser vos entretiens obligatoires selon vos pratiques RH : les campagnes classiques, ponctuelles et automatisées.

1. La campagne classique : regrouper les entretiens sur une période commune

Vous souhaitez organiser une campagne annuelle d'entretiens professionnels pour tous les collaborateurs concernés par une obligation au cours de l'année ? La campagne classique vous permet de définir des dates de début et de fin communes à tous les entretiens.

Exemple : vous organisez chaque année, de janvier à mars, les entretiens professionnels des collaborateurs ayant une échéance en 2027. Le suivi des échéances vous permet d'identifier les collaborateurs concernés pour préparer votre campagne.

Cette approche est idéale pour centraliser l'organisation des entretiens et mobiliser les managers sur une période commune.

Attention : veillez à ce que les dates de votre campagne permettent de respecter les échéances individuelles des collaborateurs.

2. La campagne ponctuelle : organiser les entretiens au fil des échéances

Vous préférez organiser les entretiens tout au long de l'année, en respectant la date d'échéance propre à chaque collaborateur ?

La campagne ponctuelle permet de définir des dates de début et de fin spécifiques à chaque entretien.

Depuis le suivi des échéances, vous pouvez sélectionner les collaborateurs concernés et les ajouter à une campagne ponctuelle existante ou en créer une nouvelle.

Exemple : trois collaborateurs ont une échéance d'entretien professionnel en février, juin et novembre 2027. Vous pouvez les regrouper dans une même campagne ponctuelle, tout en conservant des dates adaptées à chacun.

Cette approche est idéale pour suivre les obligations au fil de l'eau, sans avoir à créer une campagne différente pour chaque échéance.

3. La campagne automatisée : gérer les entretiens professionnels à 1 an

Vous souhaitez organiser automatiquement les entretiens professionnels à réaliser un an après l'embauche de vos collaborateurs ?

La campagne automatisée permet de déclencher les entretiens en fonction de la date d'embauche de chaque collaborateur, selon le délai que vous avez configuré.

Exemple : vous paramétrez une campagne pour générer un entretien 12 mois après l'embauche. Chaque nouveau collaborateur se voit automatiquement attribuer un entretien au moment prévu, sans intervention manuelle des RH.

Ces entretiens sont gérés directement par les campagnes automatisées, en complément du suivi des échéances qui permet de piloter les autres obligations.

Ces trois types de campagnes sont complémentaires. Vous pouvez, par exemple, utiliser une campagne automatisée pour les entretiens à 1 an, une campagne classique pour vos entretiens professionnels annuels regroupés et une campagne ponctuelle pour les échéances de fin de carrière nécessitant un suivi individualisé.

Cas particuliers

Que se passe-t-il si un collaborateur est absent au moment de son échéance ?

L'absence du collaborateur ne modifie pas automatiquement son échéance dans Skillup. Selon le motif de l'absence, l'entretien pourra devoir être organisé à son retour. L'absence ne supprime pas automatiquement les obligations réglementaires de l'employeur.