Présentation de la fonctionnalité d'émargement dématérialisé

I- Paramétrage de l’émargement dans la session

1. Activation de l'émargement

Lorsque l’émargement est activé pour votre entreprise, vous avez accès à un nouveau paramétrage sur la modale de création de session.

Le champ Émargement dématérialisé vous permet de sélectionner le mode d’émargement souhaité pour la session :

• Pas d’émargement : il n’y aura pas d’émargement dématérialisé pour la session

  Note : vous pourrez tout de même télécharger une feuille d’émargement à faire signer.

• Émargement par le formateur uniquement : le formateur émarge pour chaque créneau de la session et renseigne la présence des stagiaires

• Émargement par le formateur et les collaborateurs : le formateur et les stagiaires émargent pour chaque créneau de la session

⚠️ A noter que pour activer l’émargement dématérialisé pour une session vous devez renseigner au moins un formateur sur la session

2. Formateur en charge de l’émargement

Si au moins 2 formateurs sont renseignés sur la session, le champ Formateur en charge de l’émargement est automatiquement ajouté au formulaire de création/modification de session. Il permet de choisir le formateur qui recevra le lien de la vue d’émargement pour chaque créneau et sera donc chargé de l’émargement pour l’ensemble de la session.

Ce champ doit être obligatoirement complété dès lors qu’il apparaît sur le formulaire.

3. Découpage de l’émargement

Lorsque l’émargement est activé, les feuilles de présence seront découpées de la même manière que les créneaux de la session.

Pour permettre l’émargement par demi-journée, vous devez renseigner les créneaux par demi-journée de formation.

ex : la formation a lieu du 9 au 10 juin 2025

• Si je souhaite un émargement par demi-journée, il faudra les créneaux suivants sur la session :
  • Le 09/06 de 9h à 12h
  • Le 09/06 de 13h à 17h
  • Le 10/06 de 9h à 12h
  • Le 10/06 de 13h à 17h
• Si je souhaite un émargement par journée de formation, il faudra les créneaux suivants sur la session :
  • Le 09/06 (toute la journée)
  • Le 10/06 (toute la journée)
• Si je souhaite un seul émargement pour toute la session, il faudra le créneau suivant sur la session :
  • Du 09/06 au 10/06 (toute la journée)

II- Comment accéder à l’émargement ?

1. Pour le formateur

Le formateur en charge de l’émargement reçoit un mail automatique environ 30min avant le début de chaque créneau de la session. Ce mail est envoyé sur l’adresse mail renseignée dans la base collaborateur.

Depuis ce mail, le formateur pourra accéder à la vue d’émargement formateur.

Ce lien est personnel (contient un token unique) et permet uniquement au formateur d’émarger pour les créneaux d’une même session.

⚠️ Si un créneau de la session est paramétré sur Toute la journée, le début de la session est considéré comme étant à 00h00 donc le mail sera envoyé à 23h30 la veille.

2. Pour le stagiaire

Uniquement si le mode d’émargement de la session est Émargement par le formateur et les collaborateurs

Chaque stagiaire inscrit sur la session reçoit un mail automatique au moment où le formateur émarge pour un créneau donné. Ce mail est envoyé sur l’adresse mail renseignée dans la base collaborateur.

Depuis ce mail, le stagiaire pourra accéder à la vue d’émargement stagiaire.

Ce lien est personnel (contient un token unique) et permet uniquement au stagiaire d’émarger pour le seul créneau concerné.

III- Vues d’émargement (formateur et stagiaire) et émargement

1. Pour le formateur

La vue formateur liste tous les créneaux de la session.

Dès qu’il reçoit le mail d’émargement (environ 30min avant le début du créneau), le formateur peut émarger pour ce créneau. Si le créneau n’est pas encore disponible à l’émargement, il est indiqué A venir. Cet émargement se fait dans une modale avec le prénom/nom du formateur.

Une fois le créneau émargé, le formateur a accès au détail du créneau et peut gérer l’émargement selon le mode choisi.

 

A- Si le mode d’émargement est Émargement par le formateur uniquement

• Le formateur peut indiquer la présence de chaque stagiaire en cliquant sur l’interrupteur sur la ligne correspondante. Le statut du collaborateur passe alors à Présent(e).

Le formateur peut également mettre tous les stagiaires présents en cliquant sur Marquer tous les stagiaires comme présents au-dessus du tableau.

Note : un formateur qui a mis par erreur un stagiaire comme présent peut cliquer à nouveau sur l’interrupteur pour annuler son action.

• Le formateur peut marquer un stagiaire comme étant absent en cliquant sur l’action Marquer comme absent(e).

  Le statut du collaborateur passe alors à Absent(e).

  
  
  
  

B- Si le mode d’émargement est Émargement par le formateur et les collaborateurs

• Le formateur n’a pas à indiquer la présence des stagiaires puisqu’ils émargent eux-mêmes.

Il doit tout de même leur transmettre le code d’émargement qui permettra uniquement aux présents d’émarger (ce code est différent pour chaque créneau de la session)

Il peut suivre les émargements depuis sa vue formateur. Le statut d’un stagiaire qui aura émargé sera alors Emargement réalisé

• Le formateur peut marquer un stagiaire comme étant absent en cliquant sur l’action Marquer comme absent(e).

  Le statut du collaborateur passe alors à Absent(e).

• Le formateur a aussi la possibilité d’ouvrir la page d’émargement d’un stagiaire sur son appareil en cliquant sur l’action Accéder à la page d’émargement du collaborateur.

  Le stagiaire peut ensuite émarger (la page s’ouvre dans un nouvel onglet).

2. Pour le stagiaire

Si le mode d’émargement est Émargement par le formateur et les collaborateurs

• Le stagiaire signe sur sa vue dédiée pour chaque créneau de la session (l’url sera différente pour chaque créneau)

  Cet émargement se fait dans une modale avec le prénom/nom du stagiaire + code d’émargement du créneau communiqué par le formateur. Ce code change pour chaque créneau de la session.

IV- Suivi de l’émargement depuis la session

Depuis le panneau latéral de la session, vous pouvez consulter si l’émargement est activé ou non et accéder à la modale d’émargement au clic sur Gérer l’émargement.

1. Si l’émargement est activé

• Cette modale reprend les créneaux de la session et le statut de présence du formateur et du ou des stagiaire(s) pour chaque créneau

  📌 Tous les stagiaires inscrits ou convoqués sont présents sur la feuille d’émargement

  Si un créneau est dans le futur, le détail n’est pas disponible et la mention A venir est affichée

• Vous pouvez exporter la feuille d’émargement pour un créneau précis ou pour l’ensemble de la session
• Une fois la session terminée, il est possible de clôturer l’émargement de la session, pour cela cliquez sur Clôturer l’émargement en bas de la modale d’émargement puis sur Confirmer la clôture

• Vous pouvez également désactiver l’émargement s’il n’est finalement plus nécessaire pour la session en cliquant sur l’action Désactiver l’émargement dématérialisé située dans le menu d’actions en bas de la modale

2. Si l’émargement est désactivé

• Vous pouvez activer l’émargement dématérialisé (uniquement si au moins un formateur est renseigné sur la session). Pour cela cliquez sur Activer l’émargement dématérialisé puis sélectionnez le mode d’émargement souhaité et cliquez sur Confirmer

  Si plusieurs formateurs sont renseignés sur la session vous devrez choisir le formateur en charge de l’émargement

• Vous pouvez également télécharger la feuille d’émargement de la session pour qu’elle soit signée par le formateur/stagiaires

V- Clôture de l'émargement

A la clôture de l’émargement, il ne sera plus possible de modifier les feuilles d’émargement qui seront figées :

• Le formateur ne pourra plus émarger ou renseigner la présence/l’absence des stagiaires
• Les stagiaires ne pourront plus émarger
• Les modifications apportées sur les créneaux ou les participants de la session ne seront plus prises en compte sur les feuilles d’émargement

Les lignes du plan liées à la session seront automatiquement impactées avec les émargements réalisés

• Le statut de présence sera renseigné avec le champ Statut de présence
  • Si le stagiaire a été présent à tous les créneaux, son statut sera Présent
  • Si le stagiaire a été présent à une partie des créneaux, son statut sera Présence partielle
  • Si le stagiaire a été absent à tous les créneaux, son statut sera Absent
• La durée réalisée sera renseignée avec le champ Durée réalisée
  • Celle-ci est calculée en additionnant la durée des créneaux pour lesquels le stagiaire a un statut Présent(e). Un stagiaire ayant été absent à tous les créneaux aura donc une durée réalisée de 0h.

VI- Durée des créneaux

 

Pour calculer la durée réalisée des stagiaires au moment de la clôture de l’émargement, la durée de chaque créneau est calculée.

Pour plus de précision et un calcul correct de la durée réalisée, il y a 2 options :

• Découper les créneaux par demi-journée

• Cocher l’option Toute la journée sur les créneaux.

  Apparaîtra alors le champ Equivalent en heures pour vous permettre de renseigner le nombre d’heures par jour pour tous les créneaux de la session sur Toute la journée.

Note : si le créneau sur toute la journée est sur plusieurs jours, on multiplie le nombre d’heures par jour par le nombre de jours du créneau

Pour vous aider à ajuster les créneaux, au moment où vous activez l’émargement sur la modale de création/modification de session, le nombre d’heures total est calculé.

VII- Téléchargement des feuilles de présence (PDF)

1. Si l’émargement est activé

Depuis la modale d’émargement dans la session, vous pouvez exporter en pdf la feuille d’émargement pour un ou tous le(s) créneau(x) de la session.

Cette feuille affiche les informations suivantes :

• Logo de l’entreprise
• Nom du programme
• Organisme
• Lieu de la session
• Durée de la session
• Date du 1er créneau
• Nombre de créneaux
• Nombre de stagiaires inscrits à la session
• Mode d’émargement
• Détail du ou des créneau(x)
• Pour chaque stagiaire
  • Prénom et nom
  • Entreprise ou sous-entreprise
  • Statut de présence pour chaque créneau
  • Si le stagiaire a émargé (mode d’émargement Émargement par le formateur et les collaborateurs), date et heure de l’émargement
• Pour le formateur
  • Prénom et nom
  • Statut de présence pour chaque créneau
  • Si le formateur est présent, date et heure de l’émargement

2. Si l’émargement est désactivé

Depuis la modale d’émargement dans la session, vous pouvez exporter en pdf la feuille d’émargement pour tous les créneaux de la session.

Cette feuille affiche les infos suivantes :

• Logo de l’entreprise
• Nom du programme
• Organisme
• Lieu de la session
• Durée de la session
• Date du 1er créneau
• Nombre de créneaux
• Nombre de stagiaires inscrits à la session
• Mode d’émargement
• Détail du ou des créneau(x)
• Pour chaque stagiaire
  • Prénom et nom
  • Entreprise ou sous-entreprise
• Prénom et nom du formateur

VIII- Comment réaliser l’émargement dématérialisé à postériori ?

 

Si vous saisissez une session dans Skillup à postériori et que vous souhaitez tout de même réaliser l’émargement, vous devrez générer manuellement les feuilles d’émargement pour chaque créneau de la session. Depuis la modale d’émargement, pour les créneaux correspondants, cliquez sur l’action Générer.

La feuille d’émargement sera créée et le lien sera envoyée au formateur qui pourra alors gérer l’émargement normalement.

⚠️ Il ne sera pas possible de générer la feuille d’émargement pour une session n’ayant aucun stagiaire inscrit ou convoqué.