Modèles de convocation

1. Créer un modèle

Depuis votre onglet Configuration ➡️ Modèle de Convocation ➡️ Créer un nouveau modèle.

• Renseignez l'intitulé du modèle et sélectionnez la langue.
• Rédigez l'objet et le corps de l'e-mail en insérant les variables souhaitées.
• Enregistrez le modèle. Il est immédiatement disponible lors des convocations.

2. Modifier, archiver, dupliquer ou traduire un modèle

Gagnez du temps en réutilisant un modèle existant comme point de départ. Deux options sont disponibles depuis le menu d'actions d'un modèle :

• Modifier — permet de modifier un modèle existant en accédant à l'éditeur.
• Dupliquer — crée une copie identique du modèle que vous pouvez ensuite modifier librement.
• Dupliquer et traduire — crée une copie dans une autre langue, utile pour des sessions multilingues.
• Archiver un modèle - permet de retirer un modèle de la liste de sélection sans le supprimer définitivement. Un modèle archivé n'est plus proposé lors des convocations mais reste accessible dans les archives.

3. Utiliser un modèle lors d'une convocation

Au moment de convoquer les stagiaires à une session, sélectionnez le modèle souhaité : l'objet et le corps de l'e-mail se remplissent automatiquement avec les données de la session.

• Ouvrez la session concernée et cliquez sur Convoquer ➡️ Convoquer la session via Skillup
• Dans le champ Modèle à utiliser, sélectionnez le modèle souhaité.
• L'objet et le corps de l'e-mail se pré-remplissent. Vous pouvez les ajuster avant l'envoi.
• Configurez les paramètres d'envoi (invitation agenda, e-mail managers, récapitulatif) puis cliquez sur Suivant.